Escuchar antes de ejecutar: de las necesidades a requisitos que generen valor en La Oruga

Autores:

Bach. Yexania Barrantes Alvarado 

Bach. María Barrientos Espinoza

A. Introducción 

Aunque exista una solución que pueda parecer que sea buena, eso no quiere decir que realmente lo sea y que vaya a resolver cualquier tipo de problema, eso de suma importancia saberlo ya que, en la gestión de proyectos, antes de realizar cualquier tipo de actividades hay que tener presente cual es la necesidad o el problema que hay que atender.

Cuando una organización encuentra una variedad de problemas, por lo general siempre quiere resolverlo inmediatamente, pero, el problema está en que una solución, aunque puede ser buena no responde realmente a las necesidades de las personas involucradas en el proyecto y eso puede generar que no se obtengan los resultados exitosos esperados. 

El restaurante la Oruga busca generar oportunidades económicas para las personas de la comunidad y contribuir al desarrollo de la actividad turística local, pero actualmente enfrentan una serie de dificultades que afectan a la sostenibilidad del restaurante, una de esas sería la poca llegada de clientes y una publicidad que no está da resultados esperados, según como lo menciona Barrantes & Barrientos (2025) existe "La baja afluencia de clientes y un marketing poco efectivo" (p.8). Y a la misma vez considera que "Durante la temporada alta el restaurante recibe aproximadamente 300 visitantes al mes. En cambio, durante la temporada baja, la cantidad disminuye a aproximadamente 150 o 200 personas, e incluso puede ser menor. (Barrantes & Barrientos, 2025, p. 8).

Las citas anteriores, permite entender que el problema no solamente tiene que ver con el funcionamiento del restaurante, sino que además existe una necesidad de que hay que atraer más visitantes durante todo el año, para que el restaurante pueda mantener sus ingresos y seguir funcionando de manera sostenible. 

Ante la situación que enfrenta el restaurante, existen diferentes alternativas; Se podría hacer más publicidad, buscar nuevas alianzas con otros emprendimientos, crear paquetes turísticos o mejorar la administración del restaurante.

Debido a esta situación surge una pregunta que es suma importancia para la gestión del proyecto, la cual sería:

- ¿Cómo podemos saber cuál de todas estas alternativas realmente responde al problema y a las necesidades de las personas involucradas en el proyecto?

La respuesta es clara y sería, primeramente, hay que analizar la necesidad y las condiciones existentes del proyecto antes de elegir cualquier solución, así se evita invertir tiempo y recursos en una alternativa que puede parecer buena, pero como se mencionó al principio, al final no resuelve el problema principal.

B. Idea central

 

En este punto, la idea central es que un proyecto normalmente no debe pasar directamente de identificar un problema a buscar una solución, sino que, primeramente, al comenzar a ejecutar cualquier tipo de actividad, hay que tener en cuenta que hay que conocer quiénes son las personas interesadas, también qué necesitan y cuáles de esas necesidades son más importantes.

Al saber que el restaurante La Oruga necesita más clientes, con esto se da a entender cuál es el problema general, pero eso no nos dice exactamente qué debe hacer el proyecto para tomar una decisión rápida e intentar solucionarlo de una vez, tampoco nos indica qué debe incluir la propuesta, qué condiciones debe cumplir o cómo vamos a saber si realmente funcionó o no funcionó.

Como señala el Project Management Institute:

“The objective of this process is to define and document the stakeholders’ needs” (Project Management Institute [PMI], 2025, p. 40).

En la cita anterior quiere decir que uno de los objetivos de este proceso es identificar y dejar claras las necesidades que tienen las personas involucradas en el proyecto, esto se relaciona con lo que hemos visto en clase, porque antes de decidir qué se va a construir, diseñar o implementar, las personas integrantes del proyecto deben entender primero cuál es la necesidad y de dónde surge.

Finalmente, en este proyecto, es importante porque existen varias necesidades al mismo tiempo, ya que se busca atraer más clientes, mejorar la promoción del restaurante y fortalecer las actividades turísticas, pero no todas estas necesidades pueden atenderse al mismo tiempo ni con los mismos recursos, por esa razón es necesario analizarlas, establecer prioridades y convertirlas en requisitos que permitan orientar mejor el proyecto.

C. Caso o evidencia

 

El caso del Restaurante La Oruga permite entender claramente la relación que existe entre una necesidad, un requisito y una posible solución. 

Las que están interesadas son las personas integrantes de la Asociación Artesanas del Bosque, porque ellas participan directamente en la administración y funcionamiento del restaurante, además, están involucrados otros grupos, como los emprendimientos de la comunidad, los proveedores, turistas y clientes; Entonces, cada uno de estos grupos involucrados tiene diferentes intereses, por esa razón, es importante tomarlos en cuenta durante la planificación del proyecto.

Durante la realización del estudio se analizaron una variedad de opciones para poder ayudar al restaurante y entre ellas estaban crear rutas ecológicas propias, construir una oficina para reuniones y eventos y recuperar las alianzas con organizaciones turísticas para que de esa manera se ofrezcan paquetes turísticos incluyendo la alimentación. 

Después de hacer un análisis con las alternativas, se eligió trabajar con las alianzas y los paquetes turísticos, ya que esta opción permite dar a conocer más el restaurante, atraer nuevos clientes y sacarles provecho a los recursos naturales y turísticos que tiene la zona; La propuesta trata en volver a establecer alianzas con organizaciones turísticas y trabajar junto con operadores y otros emprendimientos de la zona. 

Se propone indicadores para observar los resultados tales como; cantidad de empresas turísticas vinculadas, cantidad de paquetes diseñados, aumento de la visitación, personal contratado e ingresos y gastos mensuales.  

La relación básica del caso puede expresarse de esta forma: problema o necesidad: disminución de visitación; necesidad priorizada: atraer clientes de manera más sostenida; alternativa: alianzas y paquetes turísticos; entregables: paquetes diseñados, acuerdos con aliados y mecanismos de promoción y coordinación; resultado esperado: mayor atractivo y visitación; valor esperado: contribuir a la sostenibilidad económica de La Oruga. 

 

 

Figura 1. Aplicación propuesta al caso de La Oruga.

 

Interesado	Necesidad identificada	Requisito propuesto	Entregable relacionado	Valor esperado
Asociación Artesanas del Bosque	Mejorar la sostenibilidad económica	Los paquetes deberán tener costos, responsables y condiciones de operación definidas	Diseño de paquetes turísticos	Oferta económicamente gestionable
Clientes y turistas	Encontrar una experiencia turística más atractiva	Los paquetes deberán integrar alimentación en La Oruga con actividades o atractivos de la zona	Catálogo de paquetes	Mayor atractivo para visitar el restaurante
Operadores turísticos	Tener claridad para coordinar los servicios	Definir precios, horarios, responsabilidades y procedimientos de reserva	Acuerdos con operadores	Mejor coordinación
Junta Directiva	Tener mayor control del funcionamiento del proyecto	Establecer procedimientos para administrar reservas, alianzas y seguimiento	Procedimiento administrativo	Mayor control y organización
Emprendimientos locales	Participar en los encadenamientos turísticos	Establecer criterios para incorporar emprendimientos dentro de las experiencias	Convenios o acuerdos	Fortalecimiento económico local

Fuente: Elaboración propia.

 

Los requisitos que aparecen en la tabla son una propuesta que elaboramos a partir de la información del caso, el propósito de esto es tomar una necesidad general y convertirla en algo más específico, que se pueda comprobar y que esté relacionado directamente con un resultado del proyecto.

 

D. Análisis

Causas:

La situación que enfrenta el restaurante La Oruga no responde a una sola causa, sino que también a otros factores que se combinan entre sí. El estudio de factibilidad muestra problemas de publicidad, poca diferenciación, limitaciones de infraestructura, falta de recursos y dificultades para atraer clientes. De manera concreta, el diagnóstico establece que “El restaurante ‘La Oruga’ [...] enfrenta dificultades en su sostenibilidad y crecimiento debido a la falta de acciones efectivas de publicidad, infraestructura limitada [...] y ausencia de espacios recreativos que diferencian su oferta frente a la competencia” (Barrantes Alvarado & Barrientos Espinoza, 2025, p. 20).

A esto se le suma la escasa presencia en las redes sociales y plataformas de búsqueda, lo cual genera una limitación para poder atraer nuevos clientes, así como también la existencia de establecimientos cercanos que generan una equivocación debido a su similitud de infraestructura. Por lo tanto, la disminución de visitantes no se puede atribuir solamente a la promoción o únicamente a la infraestructura; sino que es el resultado de varias debilidades que se refuerzan unas a otras.

Relaciones:

Las causas tienen una relación directa con la sostenibilidad económica del restaurante. Una menor visibilidad puede generar una reducción en la cantidad de visitantes; una menor visitación disminuye las ventas y los ingresos; y, a su vez, contar con menos recursos económicos limita la capacidad de invertir en promoción, infraestructura o nuevas experiencias. Lo que genera una relación circular que puede profundizar el problema si no se interviene de manera estratégica. El diagnóstico muestra que la baja rentabilidad actual está asociada con la disminución de clientes y con la dificultad de generar ingresos de manera sostenida.

Asimismo, existe una relación importante entre las necesidades de los diferentes interesados. Las integrantes de la Asociación Artesanas del Bosque lo que buscan es el poder fortalecer la estabilidad económica del restaurante La Oruga; así como los turistas y clientes esperan experiencias atractivas; los operadores turísticos necesitan coordinación; y los emprendimientos locales pueden encontrar oportunidades esto mediante los encadenamientos turísticos. El proyecto, por tanto, no depende únicamente de una decisión interna del restaurante, sino que también de la interacción entre los distintos actores. El estudio gerencial reconoce la participación de operadores turísticos, emprendimientos locales, proveedores, posibles aliados, turistas y clientes.

Tensiones:

Una de las tensiones consiste en decidir si los recursos disponibles deben destinarse primero a incrementar la infraestructura o a implementar alternativas con una inversión inicial menor. La infraestructura podría fortalecer la experiencia de los visitantes y a su vez ofrecer nuevas posibilidades de servicio; sin embargo, esto exige recursos financieros importantes y un a su vez mayor tiempo de para realizarlo. Por otro lado, el desarrollo de alianzas y paquetes turísticos permite aprovechar atractivos y recursos que ya existen en el territorio.

El estudio de factibilidad analizó tres opciones: la primera es la implementar rutas ecológicas propias, la segunda es construir una infraestructura que iría destinada a eventos y la tercera es el retomar alianzas con organizaciones turísticas locales para desarrollar paquetes turísticos o alimenticios. Finalmente, se recomendó iniciar con la alternativa de alianzas y paquetes turísticos debido a su menor inversión inicial y a su posibilidad de generar beneficios en el corto y mediano plazo.

Esto muestra una tensión gerencia importante, puesto que, no necesariamente la solución más visible o costosa es la que se debe realizar primero. La decisión debe considerar cuál alternativa responde mejor a la necesidad principal y cuál puede generar valor con los recursos disponibles.

Conflictos:

Asimismo, pueden surgir conflictos entre las necesidades y expectativas de los diferentes actores. La Junta Directiva puede priorizar el control de costos y la estabilidad financiera, mientras que los clientes pueden llegar a esperar mayor variedad, mejores experiencias o servicios adicionales. Por lo que, los operadores turísticos pueden necesitar horarios, precios y procedimientos específicos que no siempre pueden llegar a coincidir con la capacidad operativa del restaurante. Los emprendimientos que formen parte de los paquetes también pueden tener intereses en distintos aspectos en lo que respecta a responsabilidades, distribución de ingresos y condiciones del servicio.

Este tipo de situaciones demuestra por qué es necesario convertir las necesidades en requisitos claros antes de ejecutar. El PMBOK® 8 señala que el proceso de obtención y análisis de requisitos busca que “define and document the stakeholders’ needs” (PMI, 2025, p. 40). Por ello, no basta con escuchar solicitudes. Se requiere analizarlas, priorizarlas y determinar cuáles guardan una relación directa con los objetivos y con el valor esperado del proyecto.

Consecuencias:

Si estas necesidades no se gestionan de manera adecuada, podrían presentar consecuencias. Una de esta consecuencia podría ser invertir recursos en una solución que no atienda la causa principal de la disminución de visitantes. Otra sería crear paquetes turísticos que no sean los suficientemente claros con los aliados, lo que podría llegar a causar dificultades en horarios, reservas, precios, responsabilidades o calidad del servicio.

Además, si cada nueva solicitud se integra de manera automática al proyecto, el alcance puede crecer sin control, lo que generara un aumentando en los costos y dificulta la evaluación de los resultados. Por esto, es importante mantener una claridad entre la necesidad original, el requisito definido y el entregable que se quiere para la finalidad desarrollada en el proyecto. El PMBOK® 8 explica que “The requirements traceability matrix is a grid that links product requirements from their origin to the deliverables that satisfy them” (PMI, 2025, p. 131). Este seguimiento permitiría comprobar si cada actividad, servicio o cambio realmente responde a una necesidad identificada y está aportando al objetivo de fortalecer la sostenibilidad de La Oruga.

Alternativas:

Ante la problemática identificada existen diferentes alternativas. Una de esta consiste en desarrollar rutas ecológicas propias; la segunda, invertir en nueva infraestructura para eventos; y la tercera, fortalecer las alianzas con organizaciones turísticas e implementar paquetes turísticos o alimenticios. También pueden complementarse estas acciones con mejoras en promoción, reservas, coordinación administrativa y seguimiento de resultados.

Las alternativas no necesariamente deben verse como opciones totalmente separadas. El estudio realizado recomienda iniciar con las alianzas y los paquetes turísticos y dejar la infraestructura de mayor inversión para más adelante, esto es mejor dejarlo para cuando las condiciones financieras sean más adecuadas. Esto permite desarrollar el proyecto de manera gradual, tomando decisiones según los resultados obtenidos.

Decisiones posibles.

A partir de este análisis, una primera decisión sería el priorizar las necesidades que tienen mayor relación con la disminución de visitantes y la sostenibilidad económica. Después están las necesidades que deberían validarse con los principales interesados y transformarse en requisitos claros y verificables.

Una segunda decisión sería iniciar con las alianzas y los paquetes turísticos, esto debido a que permiten aprovechar los recursos y atractivos que ya existen, esto sin requerir inmediatamente una inversión elevada. Antes de su implementación deberían definirse precios, responsables, horarios, mecanismos de reserva, condiciones de servicio y criterios para evaluar los resultados.

Para finalizar, sería conveniente dar seguimiento a los indicadores como la cantidad de empresas turísticas vinculadas, número de paquetes diseñados, aumento de la visitación e ingresos y gastos mensuales, los cuales ya fueron propuestos en el estudio de factibilidad.

E. Implicación práctica

A partir del restaurante La Oruga, debería comprender que identificar una necesidad no significa que cualquier solución propuesta sea automáticamente la más acta para el problema. Antes de ejecutar una actividad, realizar una inversión o incorporar un nuevo entregable, es necesario comprobar qué necesidad se piensa atender, quién la plantea y cómo se relaciona con los objetivos del proyecto. Esta idea resulta importante porque el diagnóstico reconoce que La Oruga enfrenta dificultades que están asociadas a la publicidad, infraestructura y diferenciación de su oferta. El estudio señala como necesidad concreta: “Implementar acciones que fortalezcan la identidad del restaurante y mejoren la experiencia del cliente” (Barrantes Alvarado & Barrientos Espinoza, 2025, p. 20).

Por lo tanto, después de analizar el caso, debería discutirse qué necesidades tienen mayor prioridad y cuáles pueden esperar. La Oruga no enfrenta un único problema, sino varios al mismo tiempo: baja visitación, poca visibilidad, limitaciones de infraestructura, dificultades económicas y necesidad de fortalecer la articulación con otros actores. Por ello, no todas las soluciones deberían ejecutarse de manera simultánea. El estudio de factibilidad valoró diferentes opciones y determinó que, en una primera etapa, era más conveniente retomar alianzas con organizaciones turísticas e implementar paquetes turísticos o alimenticios. La justificación fue que esta alternativa podía contribuir a mejorar los ingresos en el corto y mediano plazo con una inversión inicial menor.

Esta decisión muestra que priorizar también implica reconocer los límites económicos y operativos del proyecto. En lugar de iniciar inmediatamente una inversión mayor en infraestructura, se plantea primero aprovechar alianzas, atractivos y recursos que ya existen en el territorio. De hecho, el estudio establece que la construcción de nueva infraestructura podría considerarse posteriormente, una vez que las condiciones financieras del restaurante sean más estables.

En el caso de La Oruga, esto podría traducirse en requisitos relacionados con precios, horarios, responsables, mecanismos de reserva, condiciones de participación de los aliados, calidad del servicio y características de los paquetes turísticos. La importancia de este paso está en que permite saber con mayor precisión qué debe entregar el proyecto y por qué debe entregarlo.

Además, cada requisito debería poder relacionarse con la necesidad que le dio origen. El PMBOK® 8 explica que “The requirements traceability matrix is a grid that links product requirements from their origin to the deliverables that satisfy them” (PMI, 2025, p. 131). Esta trazabilidad ayudaría a La Oruga a evitar que se incorporen actividades únicamente porque parecen atractivas, sin demostrar primero qué necesidad atienden y qué valor podrían generar.

Desde una perspectiva práctica, esto significa que si durante la implementación surge una nueva propuesta —por ejemplo, agregar otra actividad a un paquete, incorporar un nuevo emprendimiento, modificar precios o invertir en infraestructura— la organización debería analizar primero su relación con una necesidad priorizada. De esta manera, los cambios no se incorporarían automáticamente, sino después de valorar su pertinencia y su posible aporte al objetivo del proyecto.

También debería fortalecerse la participación de los interesados antes de implementar completamente los paquetes turísticos. El proyecto involucra a las integrantes de la Asociación Artesanas del Bosque, operadores turísticos, emprendimientos locales, proveedores, posibles aliados, turistas y clientes. Por ello, sería conveniente recopilar información de estos actores para conocer sus necesidades, expectativas y condiciones de participación, en lugar de definir todos los requisitos únicamente desde la perspectiva interna del restaurante.

F. Cierre

El restaurante La Oruga muestra que un proyecto no mejora necesariamente por incorporar más actividades, infraestructura o recursos. Su valor depende de que aquello que se valla a desarrolla responda a una necesidad real y priorizada del problema.

A partir de lo visto en clases, identificar interesados, comprender sus necesidades, convertirlas en requisitos y mantener su trazabilidad permite tomar decisiones con mayor fundamento. Los paquetes turísticos y las alianzas representan una alternativa con potencial para fortalecer la oferta de La Oruga, pero su éxito dependerá de que respondan realmente a las necesidades de los clientes, de la Asociación, de los operadores turísticos y de los demás participantes.

La enseñanza que puede trasladarse a otros proyectos es; antes de preguntarnos qué vamos a ejecutar, debemos preguntarnos qué necesidad estamos tratando de resolver. Para La Oruga, mantener una relación clara entre necesidad, requisito, entregable, resultado y valor puede marcar la diferencia entre completar actividades y desarrollar un proyecto que realmente contribuya a la sostenibilidad del restaurante y de su entorno.

La pregunta que debería ir de la mano con cada decisión es; ¿podemos demostrar qué necesidad estamos atendiendo y qué valor esperamos generar con este entregable? Si esa relación no está clara, probablemente todavía sea necesario analizar antes de ejecutar.

Referencias

Barrantes Alvarado, Y., & Barrientos Espinoza, M. (2025). Estudio de factibilidad para proyecto de implementación de paquetes turísticos y construcción de oficina del restaurante La Oruga en Altamira, Biolley, Puntarenas. Universidad Nacional de Costa Rica.

Project Management Institute. (2025). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® Guide)—Eighth edition and The Standard for Project Management. Project Management Institute.